建立一个企业知识库需要注意哪些方面?
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目前有很多SaaS工具其实都有知识库管理的功能,可以试试用 PingCode Wiki ,为企业提供高效的知识管理体系,在知识管理层面助力企业更快更好的发布产品,而且数据安全也有保障。
1、丰富的页面元素
页面支持插入多种元素以及关联页面,在线编辑器提供方便的编写方式。
2、结构化页面树
树状页面结构,直接拖动页面编排目录,让知识管理更方便高效。
3、页面模版
使用模版保持页面的一致性,让知识库更加规范。
4、草稿
编写过程自动保存草稿,完成编辑后发布页面,页面直接进入知识库,草稿自动删除。
5、高效的沟通反馈
每个页面都有关注和评论系统,可以提醒成员关注页面,当页面有新的发布时,关注页面的成员可以实时收到通知;通过页面评论实现成员沟通交流,形成反馈闭环。
6、锁定功能
知识库成员可以访问所有已发布到知识库的页面,可通过页面的锁定功能确定页面的最终版本,页面锁定后,任何人不得进行编辑。
PingCode Wiki 还有很多功能,可以作为记录信息和知识的页面集合,通过组织页面层级将知识系统化、结构化。
谢邀~
随着企业的不断发展,知识库作为企业知识管理的最佳方法逐渐走进国内管理者视野,
其实在国外,知识库几乎成了企业必备。
为什么知识库得到越来越多企业的青睐?
他的魔力就在于,不仅能传承企业宝贵的知识财富,提升企业运行效率,还能增加企业核心竞争力,帮助企业占尽先机。
正因如此,制作知识库才显得更为重要。
想要制作一个合格的企业知识库至少需要包含以下条件:
一、分类清晰
就像将散落一地的书籍分门别类放置在书架上,条理清晰一目了然。
知识库存在的意义,就是存储知识资源并加以利用。
https://beautifulreading.baklib.com/ (二维码自动识别)
二、简洁
一个合格的知识库要发挥极简主义精神,
作为一个内容管理平台,最基本的要求就是用户能看懂玩法,尽早上手。
对使用者而言,简洁清新对界面能让人耳目一新。
https://cbibank.baklib.com/ (二维码自动识别)
三、编辑流畅
编辑文本最重要的是什么?编辑器。
进行过文本编辑的人都知道,一个流畅丝滑的编辑器有多么重要,
作为知识建设的基础,一个优秀的编辑器带来的生产力提升远不止事半功倍。
由于先入为主的概念,word类编辑器收到强烈追捧。
四、搜索
作为企业的知识管理平台,知识库内部存储的资料会越来越多,查找的难度也会水涨船高,
面对规模越来越大的资料“黑洞”,一个靠谱的站内检索工具就至关重要,
不仅能极大地优化用户体验,还能提高企业整体运转效率。
五、可控性
自己企业的网站,企业一定要拥有绝对的控制权,想怎么改就怎么改,做到随时更新,保证信息资源的时效性。
六、独立域名
自己生的娃,名字得由自己来取。
网站有了企业的独立域名,辨识度提高了,品牌意识强化了,还能起到不错的宣传效果。
七、安全
最后回到这个最关键的问题。
安全对于企业的发展不言而喻,特别是像知识库这种多端口、多流量的渠道。
一个不小心,自己内部的知识库就可能成为对手进行打击的作战指南。
只有确保了绝对的安全,才敢谈功能的实现。
说了这么多,给大家推荐几个符合以上要求的国内外制作知识库的网站:
一、Helpjuice
Helpjuice是2011年成立于美国迈阿密的SaaS服务网站,专业提供企业知识库制作服务,目前已有数千家用户,得到亚马逊、TCL、paycor等知名企业的青睐。
推荐理由:
①专为软件定制的搜索引擎;
②可定制的页面模版;
③简单的操作方法;
④针对网页SEO进行优化;
⑤配有分析工具Helpjuice Analytics,统计分析用户行为数据;
⑥易于编辑的文本编辑器。
相对的,Helpjuice收费较高,每月每个账号120美元(约合人民币847元)。
二、Baklib
Baklib是国内的一款知识管理平台,符合国人的操作习惯和应用场景,为团队和企业提供专业级的帮助中心、FAQ、知识库、API文档、产品手册制作服务。
产品凭借着舒适的操作体验和优雅的界面展示捕获了一大批企业用户。
推荐理由:
①入门零门槛,只需三步就可以创建自己的知识库;
②支持绑定独立域名,让网站“名正言顺”;
③提供便捷的文本编辑工具,内容录入就如同word一样方便;
④采用双层加密技术,做到数据全生命周期保护,基于SSL/TLS协议以加密形式传输据,确保数据端到端的网络传输安全;
⑤支持团队协同,提高团队工作效率;
⑥功能强大的内部搜索;
⑦支持随意更改产品logo、背景,网页辨识度更高。
产品使用地址:
三、ProProfs
同样作为SaaS服务网站,ProProfs不仅能在线制作知识库,还能制作在线培训网站、在线测试以及在线聊天插件,满足用户所有知识管理需求,并且能够与Zendesk,Freshdesk,Wufoo等第三方工具进行良好的协作。
该软件受到全球众多企业的信任,可满足各种行业的需求,不管是技术、物流、电子商务,还是医疗保健、制造业,都建立起一批忠实用户。
推荐理由:
①采用类似MS Word的编辑器,上传资料、编辑文字简单顺畅;
②提供众多模板;
③支持模版定制,将企业logo和宣传图放在知识库首页;
④提供类似google的搜索机制,支持无缝搜索;
⑤可以设置密码来保护隐私。
目前ProProfs采用按页收费,若要满足基本使用需求,价格为0.4美元/页/月(约合人民币2.8元)。
制作知识库,走好每一步。
祝愿大家早日制作属于自己的靠谱的知识库!
如何搭建企业知识库,让企业知识管理变得系统化,一个强大的知识管理系统必不可少。天翎的KMS(知识管理系统),融合了OA、PM、KM三大功能,以MyApps平台作为基础技术平台,依托强大的表单定制技术、流程引擎技术、报表技术、移动互联网技术等构建了以项目管理、内部业务流程管理、知识管理为核心的三位一体的平台。
1.文档分类,便于管理
(1)文档库目录根据文档的用途不同分4种地图浏览方式,零件结构树、性能结构树、项目结构以及组织结构。
按照组织架构分类:按部门的维度整理部门的知识体系,也可以按照团队,可在移动端查看部门KM,其中包含部门文件库分类管理,文件夹的上传,批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。
按照标签分类:支持在批量上传的同时对文档批量做标签,同时支持一文档多标签的形式,支持标签的分类管理;如果在一定词频和词库基础上,继续添加文档,系统会自动匹配标签。
按文档类型分类:文件夹的文档、视频、音频几种分类:文件夹的上传,批量上传文件、文件夹批量下载、文档标签、资料分享、编辑预览等的管理。
(2)版本管理:始终显示最新版本,同时保留历史版本数据,告别版本混乱。
2.数据权限,保证安全
(1)权限管理:细密的权限设置,灵活的权限组合,可根据岗位、部门以及人员的不同分配权限,系统支持目录权限设置及单文件权限设置,防止文档泄密,有效控制各种损失。
(2)可以定义文档的安全级别和授权规则,如果在线分享可以直接设置对应的密码和时效。
(3)按照权限审批需要查看、下载、阅读、浏览的相关文档。
(4)文档查看、下载、打印自加动态水印,正文、附件都可以设置水印,有效防止文档外泄。
3.编辑共享,实现协同
(1)直接在线阅读、编辑文档,节约上传、下载时间,便于人员间协作编辑文档,与Office无缝集成,支持在线编辑各类Office、WPS文档等文本类文档。
(2)支持多媒体在线播放(MP3、MP4、wma)。
(3)支持文档资料分享。
4.知识地图与流程梳理
(1)知识地图:知识地图作为知识管理系统的输出模块,输出的内容包括知识的来源,整合后的知识内容,知识流和知识的汇聚。实现协助组织机构发掘其智力资产的价值、所有权、位置和使用方法。
(2)对于市场上普遍的文档管理系统,都缺乏流程审批功能,天翎知识文档管理系统可以结合强大的流程审批功能,对项目流程中的文档进行审批归档,同时可以对单个文档或者多个文档进行审批。
5.学习培训,智能问答
(1)企业员工在微信(或企业微信)上收到培训课程提醒,点击即可学习,同时PC端也可进行课程培训学习;也可以通过考试自动参加一个靠评,还可以把自己的考学习的进度和考评的进度都做好对应的进度,跟绩效挂钩,提高自主学习的能力。
(2)智能问答机器人可以通过PC端,移动端进行系统问答,对查询资料或办理其他业务时起到指引。
但市面上的软件产品存在诸多问题,比如:兼容性、数据安全、产品功能体验等。怎么选择合适的系统就显得尤为重要,本文将测评天翎知识管理系统功能,帮助用户更快速了解系统的功能和使用情况。
1.1 检索功能方便实用:
全文检索功能可以快速准确地定位所需文档,节省了大量查找和浏览的时间。用户可以通过关键词、标签、属性等多种搜索方式进行检索,快速找到所需的文档,提高了工作效率。
1.2 文档关联性
可以将相关文档聚合在一起,形成关联性强的知识库。用户可以通过检索结果,发现文档之间的关联和依赖关系,帮助知识的积累和传承,提升组织的整体智慧。
1.3 权限的设置
可以基于用户权限和角色设置,限制不同用户对文档的访问权限,增强了文档的安全性。
1.4 多人协同编辑
市面上的文档管理系统都只有储存、分享功能,允许多个用户同时在同一文档上进行编辑和修改,实时反馈修改内容,提高团队成员之间的协作效率和实时交流能力。
1.5 多端访问
可以随时随地使用不同设备(如电脑、平板电脑、手机)访问平台,实现弹性的工作方式,无论是在办公室、家中还是外出,都能方便地获取和处理数据,提高工作效率。
首先理解下企业知识管理平台的需求,包含两个方面,其一知识管理、其二满足企业内部使用
知识系统化管理=信息归集+文档协同+信息查阅反馈
- 文档归集:要能对文档进行编辑、分类、支持多种类型、丰富表达
- 文档协同:按照团队的方式对文档进行管理与分享,支持在线编辑,
- 信息查阅:企业级搜索引擎,支持内容搜索、编辑与查看、共享范围权限化控制等等
企业级很重要要思考的几个因素:
- 私有化部署,信息范围可控
- 最好是能完全开源,解除企业使用的后顾之忧
- 技术通用,无功能限制与良好的扩展性
这里推荐个开源项目,采用java的微服务进行搭建
推荐这个项目的原因,企业文档是“软开企服”推出的一款私有知识管理产品,其用于个人笔记、团队协作、知识沉淀、,团队协同与知识沉淀,适合作为【个人笔记】、【办公文档】、【专栏博客】、【项目文档】、【官方文档】、【企业知识库】、【内容论坛】来使用。
企业文档定位与公司级产品,核心特色是:
- 私有化部署:提供容器化部署方案,支持公有云、私有云的多种模式
- 代码开源,目前开源的代码在gitee、github等代码托管平台开源,项目名称
- 扩展性强,底层采用spring cloud 的基础框架,可以扩展海量并发,并且目前除了知识库,开发团队正在构建私有化的视频会议、邮件管理、任务管理等应用
- 支持多种模式:支持多租户(SaaS),也支持单租户(PaaS)模式,后端自主控制
- 便捷操作:像书架一样的知识库,的目录及大纲功能,让多篇文档结构化,形成一本本像书一样清晰易读的知识库,方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手,无需培训。
- 完善的权限体系:组织、部门、菜单、角色、等权限体系,更加适合于企业管理
- 高效协同,支持团队管理,提供所有者、管理者、成员、普通游客等多种角色控制信息分享范围
- 支持多种文档:富文本、脑图、在线表格、画图等等
文档使用直达链接:
目前版本1.3,下一个版本更新,会逐渐调整以下功能:
- 支持多人在线同时协同编辑
- 优化画图功能
- 文档知识库分享
- 模板管理
- 接入WPS
如果你有功能需求,欢迎留言提出来,我们将酌情考虑添加。
我是为IT部门兄弟操碎了心的“软件部长”,专注分享一些有价值的项目、实现方案、开发工具、学习资源等内容。有兴趣的可以关注我,希望能与大家共同学习交流。
最后,如果觉得我的回答对您有帮助,就点个赞呗,十分感谢!
在学习、工作过程中,为了节约不必要的时间,高效的创作工具和管理工具是必不可少的!传统的博客创作和管理功能比较单一,所以推荐个新一代的博客创作平台,拥有超高颜值、超完备的创作和管理工具 —— 【WRITE-BUG数字空间】!
企业版/高校版支持私有化部署,功能定制服务!
【WRITE-BUG数字空间】专注于大学生的知识管理和交流,界面UI紧随潮流、符合大学生的审美;功能更是完备!(ps无论是工作还是学习,做好知识、内容管理很重要!传统的网站已经有些过时了,可以使用新一代的知识库平台 【WRITE-BUG数字空间】,非常适合个人和小团队进行知识管理,ps:特别是程序员同学!
【WRITE-BUG数字空间】提供:
(1)提供聊天大厅,即时群聊、畅所欲言
(2)提供协同编辑的云文档,支持6大常用文档(思维笔记、流程图、markdown、word、ppt、excel)
(3)提供任何内容皆可批注的云批注笔记,可以批注paper、批注代码、批注博文等等,方便管理、查阅
(4)提供GIT的代码仓库,内置代码质量评估系统,一键可以为代码体检,找到代码的潜在问题(特别适合程序猿同学哦)
(5)。。。。
以上功能都是以插件服务方式提供,同学可以自由选择组合,形成自己独特的“数字空间”(学习圈)!还可以随时随地找到自己感兴趣的“数字空间”,无需申请加入,直接开聊、参与讨论!
来看下截图感受下吧:
建立一个企业知识库需要注意以下方面:
1.明确目标:明确知识库的目标和用途,例如提高生产效率、降低成本、促进创新等。
2.确定内容:确定知识库的内容范围和分类,例如产品信息、销售数据、技术文档、流程标准等。
3.选择工具:选择适合企业需要的知识库工具,例如Wiki、SharePoint、Confluence等。
4.建立流程:建立知识库的建设流程和维护流程,包括知识的采集、整理、发布和更新等。
5.培训员工:培训员工如何使用知识库,包括如何检索、更新和分享知识。
6.保护知识产权:制定知识产权保护政策,保护企业的知识产权不受侵犯。
7.定期维护:定期维护知识库,保证知识库内容的及时性、完整性和准确性。
8.评估效果:定期评估知识库的效果,包括使用率、质量和价值等,不断优化和改进知识库的建设。
推荐使用 Baklib做在线知识管理工具
Baklib案例
管家婆:
网上管家婆为了升级产品帮助中心,给用户提供优质的产品知识库,调研了多款知识库、在线文档产品最终选择了Baklib。 因为平台使用简单、稳定、安全。首页展示效果上有了较大的提升。同时Baklib根据网上管家婆业务运营现状,为我们定制化实现多个增强客户体验的功能,需求响应速度及上线非常及时。希望能和Baklib长久合作,祝Baklib越做越好。——客户感言
米多:
米多是国内领先的基于互联网技术的“SaaS +PaaS”驱动的营销数字化整体解决方案提供商,提供的是一整套产品服务能力,客户越深入,在日常运营过程中就需要借用帮助中心完成全流程业务的设置,所以帮助中心作为米多的内容平台,选用框架时就需要其有非常强大的内容支撑能力。我们在对比了市场上多家帮助中心的模型,最终选择了Baklib,首先因为Baklib是一家具有SaaS互联网基因的公司,和米多的SaaS基因不谋而合,其次是它有配套的20多套帮助中心模板可供使用,完美支持PC、H5和小程序三端,与米多未来对帮助中心的规划契合度非常高,另外它可以免开发直接应用,后台管理和前端交互都较其他第三方框架有明显的灵活性和交互体验上的优势,所以综合对比后选择了Baklib。——客户感言
企业用的免费的知识库管理系统在安全上存在一定风险,BS结构、性价比比较优秀的软件最适合企业用。Myapps知识库管理系统应该符合你的需求。
Myapps的知识管理平台——是天翎公司创新研发,基于互联网架构,快速分析企业知识结构、分类存储知识数据、共享知识应用、提升企业管理效率,增值企业知识资产,提升企业核心竞争力的软件系统。
Myapps的知识管理平台主要集成了:
1 知识地图分类系统
2 知识采集发布评论系统
3 知识浏览下载门户
4 知识搜索引擎
5 知识学习计划系统
6 知识订阅系统
7 知识求索交换系统
8 用户权限管理系统
9 知识版本管理系统
10 知识资产评估系统
11 数据库备份、还原系统
12 文档存储管理系统 字串6
知识管理系统主要功能和模块知识管理系统结合了知识管理“人、场所和事件“三元素,通过12大工具和模块为用户构建专有知识平台。
知识地图分类工具
Myapps的知识管理平台通过内建的知识发现器对知识创建上下文链接关系,将信息放入视图中。并使用评估工具确定知识价值和用户关系度。 形成知识地图。通过知识地图便于企业快速搭建项目反应团队,便于用 户快速获得知识。
通过图形化、可视化的知识地图工具,创建企业信息和知识分类体系。让知识信息分类,符合企业业务流程、符合员工对企业知识汲取的需求。“业务流程型”、“组织架构型”“知识类别型”等几种构建方式。
知识地图是企业知识资产的指南,能协助使用者快速且正确地找到所欲寻找的知识,再据此获得所需的知识。
知识地图指出知识的所在位置或来源,告知其所连结的信息包括了人员、程序、内容以及它们之间的关系。
Myapps的知识管理,采集发布工具
所有用户均可以通过基于Web界面的知识采编系统,将他们收集到的知识录入到系统中。用户可以是没有任何网页知识的业务人员,只要他们有一点计算机使用基础,就可以使用系统。当然,如果他们会使用Microsoft 的Office系列,那么他们可以使用知识采编系统中的高级功能,给录入的知识插入图片、FLASH动画、表格等元素。
无限层级栏目设置
Myapps的知识管理平台,提供无限层级的目录结构设计,可以 适 应 各 种 复 杂 的知识分类要求,对整个集团的知识信息进行统一的架构和分层级的维护。同时提供快捷的移动、合并等功能,帮助知识管理员轻松的进行栏目的调整与优化。
所见即所得编辑器
Myapps的知识管理平台,提供了所见即所得的编辑器,通过图形化的界面,使用户可以轻松设计网页。并支持从Word到所见即所得编辑器的直接粘贴。可帮助用户快速的排版发布图文并茂的知识文章。
知识版本管理工具
在本系统中引入了知识版本的概念,每次对该知识的修改或更新都将作为新版本的知识进行另存。
引入了文件组的文档组织结构,用版本升级方式标明每篇文档的编辑及修正过程,每篇知识文档的所有版本都保存于一个文件组中。
企业的知识文档会在不同员工、不同时段的修改升级,产生不同的版本,版本管理工具能够确保员工获得最新版本的文件或者任一版本的源文件。
用户和权限管理系统
系统内置超级用户“系统管理员”,具有对系统完全控制及维护权。
引入角色概念,角色数量可无限扩展,每个用户都与一个角色相对应。
权限设置与角色绑定,权限分为添加、修改、删除、查看、查看历史版本五项。
每篇知识文档也可设置相对应的用户权限。用户除其所对应角色拥有的权限外,还对已绑定其的文档具有操作权限,权限同样分为添加、修改、删除、查看、查看历史版本五项。
通过不同权限的管理,可以最大限度的达到对新知识的快速发布,对已发布知识的保护,高速查看各个知识点历史版本,对系统架构的拓展与保护等。
内置的安全和权限控管机制,允许管理员设定账号及层式群组功能,便于在各子系统应用。具有优于的权限控制功能,对于文档 可以设定不同的读、写、编修权限,并分为群组及个人层级。
文档存储管理工具
使用独有的文档元数据元素,能够记录文档分类、摘要描述、文档来源和文档定义。内建强大的文档树管理机制,清晰记录文档的使用状况。
支持多种资料来源
可将不同格式的资料(HTML/Word/TXT/PDF 等)存储于同一系统中, 建立一致的索引及关联。可连接分布环境下的远程知识库,使分布环境 下的知识库互联。
大容量、大传输量存储
Myapps的知识管理平台通过技术手段处理,解决了知识管理中视频等文件数据量大,传输困难等问题,提高了数据的管理能力。
数据备份还原工具
Myapps的知识管理平台创建了自动和手动备份机制,通过数据备份确保知识管理的安全,避免知识灾难。 数据库备份文件名采用日期时间进行保存。还原时选择备份文件即可。
个人知识管理环境
Myapps的知识管理平台,为企业员工提供个性化的知识信息门户,使得员工获得与其职位和权限相适应的知识,并在该门户中进行个人知识积累,为员工打造个人知识管理的良好环境。
个人知识管理环境包括浏览下载知识、创新新知识、个人知识文集、收藏知识、发布知识评论、用户管理、积分管理等功能。 字串2
知识求索交换系统
本系统提供了知识求索模块,用户可针对自己感兴趣但在系统当前未存在的知识内容发布求索信息,其他用户可针对该求索进行知识内容回复。回复信息由具有审核权限的用户进行审核,审核通过后转入系统知识库。
知识搜索引擎
企业级海量数据搜索引擎信息检索技术是知识管理实现的核心技术之一,信息检索技术的优劣,决定了知识管理解决方案的优劣。
Myapps的知识管理平台,提供了算法先进,高效率的企业级海量数据搜索引擎。允许用户在海量数据和各种数据格式中进行全文检索和特征检索,支持多关键字检索,相似度搜索、条件搜索等高级搜索功能。
知识学习计划工具
Myapps的知识管理平台设置了基于知识数据库的学习计划制定工具。
个人知识学习计划:用户可以根据自己的兴趣、业务类型、需要自我充电的需求,设置自我学习课程,提升个人能力适应企业需求。
企业知识学习计划:人力资源部门或上级主管部门可以根据企业业务需要、发展需要,设置单位的学习计划,通过知识管理平台进行学习型培训。
知识学习计划工具,会对用户浏览学习的时长、深入程度做记录和统计,保证学习效果。
知识订阅系统
用户可根据个人兴趣、需求进行知识的订阅,当所订阅的知识内容发生变化、更新或增加评论时,用户即可通过邮件或知识管理后台,获得所订阅的知识订单,显示所更新内容,及时获取最新知识成果。
知识资产评估工具
Myapps的知识管理平台提供了精确的、图形化的统计分析工具,帮助用户全面掌握企业知识分布与知识应用情况。统计信息可以精确到每一个栏目、每一个部门以及每一条具体的信息。
作为企业的一种知识财产清单,知识资产评估可以作为一种评估企业的知识现状,展示可以利用的资源,发现需要填补的空白的工具。
通过知识资产评估,对知识地图中使用频率比较高的知识加以识别,找出企业的关键信息所在,从而确定企业的知识资源的重点,并在企业以后的发展中对这些方面的知识给予更多的关注,增强企业的竞争力。
看云提供了企业云端知识库的解决方案,基于MD和Git版本库的方式,有很不错的写作体验和方便的文档修订及版本历史还原功能,而且实时保存数据不用担心数据丢失问题。支持团队和成员的文档授权,所以团队协作也比较方便,并且企业版不限用户数。欢迎体验~
一、分类清晰
好的知识分类能把散落一地的书籍分门别类放置在书架上,条理清晰一目了然。天翎知识管理系统通过知识地图,打造出完整的知识结构分类。
二、简洁
作为一个知识管理平台,最基本的要求就是用户能尽早上手。目前天翎知识管理实现了简洁风,把多余的功能去除只保留了最基础的功能。
三、编辑流畅
编辑文本最重要的是什么?编辑器。
天翎通过这次的托盘程序实现了文档的在线编辑。
四、搜索
作为企业的知识管理平台,知识库内部存储的资料会越来越多,查找的难度也会水涨船高。天翎能通过全文检索出各类文档及pdf,图片等。
目前天翎知识管理系统成功为很多大型企业实施过知识管理平台,有着丰富的经验。
从本人在公司做企业知识库开始,什么平台啊,系统啊都不重要,最重要的还是人,和人沟通好,让他们来完善专业知识才是最重要的,他们不动,知识库就知识框架而已。
企业知识库如何有效建立?
初创公司HR如何有效破除可怕的企业信息茧房
初创公司/小公司常常遇到如下问题:
1. 高层早就做出了新的决议,并且下达了通知,但是过了几个月发现下面还是原先的做法,问起来要么说不知道、要么说忘记了。
2. 用户通过销售反馈产品问题,层层过滤之后到了产品部门就没消息了,一个小问题大半年都解决不了。
3. 一件事情在各种会议上反复说应该怎么做,但是到了执行层面又不知道了,新人来了更加不知道,大家一直按照自己的想法做事。
原因如下:
1. 某些决议触碰了一些员工的利益,故意装作不知道。
2. 对事情的理解有偏差,相互之间“以为”对方已经理解,但是到了执行的时候发现完全不是一回事,有时候上面说的和下面做的甚至是相反的。
3. 信息更新过快,传达不到位。
4. 各个部门关注和重视的东西不一样,信息太多,太杂,重点不突出。
解决方案:
1. 利用钉钉飞书等的知识库功能,分门别类把各种方法、知识、流程和注意事项整理出来。
2. 把决议和会议内容变成可执行的计划、流程、方法放进知识库。
3. 把各种跨部门的问题公示在知识库里面,定期追查解决的进度,让全公司的人都知道存在这些跨部门的问题需要解决。
4. 每次开会让大家养成用知识库的习惯。
唠叨几句:
1. 我发现企业管理过程中最大的问题就是沟通问题,沟通最大的问题就是各种信息不对称。
2. 我们必须想尽办法解决这个信息不对称的问题,也就是我从小红书学来的名词“破开信息茧房”。
3. 必须把信息分门别类的公开,随时更新到最新,让大家养成习惯,至少在信息上让人装不知道的机会都没有!
4. 这个问题真的太重要了,甚至是所有管理问题的根源所在。
5. 很多事情高层把方向定下来之后,最好在执行层面上也通过知识库达成共识,才能保证每件事情执行偏差最小,要不然方向层面和执行层面不统一的话很容易出问题。
谢邀~
很多 IT企业的用户都会遇到这样一个问题: 当 IT系统出故障,找不到维修人员;或者故障处理过程中,客服人员与用户沟通,很难找到解决方法; IT系统出现问题,业务无法正常使用;出现故障时,很难第一时间解决,很多时候只能通过找厂家技术支持来解决。然而很多时候 IT系统出现问题的原因却无法查到。 在这种情况下,想要让 IT系统保持正常运转就需要建立一个知识库,而知识库的建立离不开大量的资料积累,这些资料需要经过整理、分类、更新和完善。
1、梳理问题,建立知识库
对于 IT系统出现问题的用户,首先应该对其 IT系统进行梳理,找出系统中存在的问题。这个步骤非常重要,因为它可以帮助用户找出可能导致 IT系统故障的原因,避免在未来再次发生同样的问题。 通过这个步骤,可以将已经出现故障的 IT系统进行分类,其中有两类: ① IT硬件故障:包括硬件、软件等; ② IT软件故障:包括操作系统、数据库、中间件等; 然后将这些问题按类型进行归类,并建立相应的知识库。这个步骤最少要一周才能完成。
2、收集整理,形成模板
IT行业属于服务性行业,它的服务对象是广大的用户。为了给用户提供更好的服务, IT系统出现故障时用户就可以通过 IT系统网站或者电话找到厂商技术支持。在这种情况下, IT系统出现故障时不能有效地处理故障问题,因为故障的发生是由多个原因引起的,用户对于故障也不能从最开始就进行分析。所以需要在 IT系统出现故障时,通过客服人员与用户交流所积累的案例和经验,归纳总结出 IT系统出现故障时解决问题的方法和技巧。另外在平时工作中积累大量的工作经验和技术知识。可以对这些内容进行收集、整理、分类和更新,形成 IT系统知识库。
3、优化分类,及时更新
对现有资料进行整理和分类是知识库建立的第一步,也是最重要的一步。但是光有资料整理还不行,我们还需要对已有资料进行优化分类和更新。这个过程可能需要花费较多时间,因为有太多的信息存在于知识库中,而这些信息不可能一天之内就全部被收录。另外,还要根据资料的不同类别进行分类,这样才能保证知识库内容的全面性和准确性。 优化分类是知识库建立中的重点之一,只有对信息进行合理分类才能使知识库内容更加全面。但是考虑到不同资料可能存在相似和关联关系,我们需要对各类资料进行比对分析,找出相似和关联关系,保证知识的准确性。同时还要及时更新已有信息,保证知识库内容的及时性。
4、利用平台,提高效率
建立 知识库后,当有客户来咨询时,用户就可以直接在知识库中查找自己所需的内容,提高了客服人员的工作效率,缩短了服务时间。当知识库内容更新时也可以在后台自动提醒客服人员,可以让客服人员第一时间收到通知。 IT系统的发展日新月异,可能今天流行的功能明天就过时了,所以在建立知识库时一定要与时俱进,尽可能让知识库保持最新状态。对于 IT企业来说,做好知识库建设是一件很有意义的事情。不但可以让企业员工提高工作效率、丰富知识储备,更重要的是可以对 IT企业起到一定的作用。因此 IT企业一定要重视知识库的建立工作。